NeoDoc, spécialisé en ingénierie documentaire, est l’éditeur français du logiciel Calenco pour la production automatisée de documents. NeoDoc met en œuvre des applications de rédaction collaborative, d’automatisation et de publication dynamique de documents.
NeoDoc propose donc un système de gestion des contenus par composants – Calenco – qui permet de créer et d’éditer la documentation technique en mode SaaS ou en local, afin d’obtenir des contenus personnalisés, fiables et mis à jour automatiquement. Cette solution novatrice de rédaction structurée répond aux besoins de tous les secteurs d’activité : technique, juridique, marketing, de toutes les collectivités et entreprises, des petites PME aux grands groupes.
| Interview de Camille Bégnis, CEO de NeoDoc |  |
- Dans quel contexte s’inscrit votre innovation ?
Camille Begnis (CB) : Depuis plus de 30 ans d’utilisation de la bureautique traditionnelle, peu de choses ont changé. La majorité des entreprises continuent à fournir de la documentation dans un format peu adapté aux lecteurs concernés.
Nous constatons qu’aujourd’hui les documents sont rarement produits pour satisfaire les besoins de leurs lecteurs. Ils sont figés dans des formats statiques, ce qui demande à leurs destinataires des efforts supplémentaires et souvent coûteux pour extraire les informations pertinentes.
Adopter la stratégie « customer-centric » est essentiel pour toute entreprise de nos jours. Mais qu’en est-il de la productivité et du bien-être des collaborateurs ?
Les documents sont créés dans la zone de confort de leurs rédacteurs qui travaillent avec des outils propriétaires, de manière isolée, stockent des fichiers dans des systèmes de gestion documentaires organisés en dossiers, s’en échangent ou les diffusent via des canaux peu sécurisés. Les rédacteurs se sentent-ils vraiment confortables avec le processus existant de création documentaire ? Peuvent-ils profiter d’une collaboration fluide et efficace parmi les myriades de fichiers et dossiers éparpillés sur dizaines de serveurs ?
Devant la complexité des documents, la perte de temps dans la recherche des contenus à réutiliser et dans la mise en page des documents finaux, l’équipe NeoDoc a développé un logiciel pour pallier les limites et inconvénients des outils de rédaction et de mise en page traditionnels. Calenco était né…
- Comment avez-vous élaboré votre projet ?
CB : Calenco est une solution de production documentaire développée par NeoDoc depuis 2004. Dès 2004, NeoDoc composée de rédacteurs et traducteurs techniques a commencé à accompagner les entreprises avec une gamme de services pour les aider à produire une documentation de qualité.
À partir de 2010, grâce à l’outil Calenco, NeoDoc est devenu éditeur de logiciel, en fournissant une plate-forme collaborative de production documentaire, notamment aux grands groupes (EDF, SNCF, Saint Gobain, General Electric, Bouygues) qui ont des besoins énormes en termes de sécurité, fiabilité et productivité de leurs contenus stratégiques. Cette plateforme permet, par exemple, à EDF de fiabiliser la documentation de conduite des centrales nucléaires, ou à Bouygues TP de mieux maîtriser la production des contrats de travail.
En 2017, NeoDoc lance Calenco 3, une plate-forme SaaS à destination des PME et collectivités, pour laquelle elle compte déjà plus de 50 clients en France et en Europe. Cette plate-forme s’inscrit complètement dans la démarche Industrie 4.0 de digitalisation des organisations. La solution SaaS Calenco simplifie et fiabilise la création de la documentation stratégique des organisations (technique, juridique, marketing, commerciale, de formation) en multilingue et multi-supports.
Après plus d’un an de travail, en collaboration avec une société spécialisée en ergonomie des interfaces homme-machine, une nouvelle version majeure de Calenco voit le jour en mai 2021 – Calenco 4. La nouvelle charte graphique fait bénéficier de plus d’ergonomie, avec un éditeur de contenus encore plus intuitif. Les nouvelles fonctionnalités collaboratives de suivi de projet et de traduction font de la plateforme un vrai espace de travail digital pour une production documentaire encore plus efficace.
Depuis 17 ans, nous aidons les entreprises et les collectivités à révolutionner la manière de créer, partager et diffuser leurs contenus stratégiques.
Interface de la solution Calenco
- Quelles sont vos actions et déploiements actuels ?
CB : L’année 2021 était une année intense pour notre entreprise. Avec le lancement de la version 4 de Calenco, nous avons augmenté le déploiement de l’outil et, comme conséquence, avons quasiment doublé l’effectif pour répondre aux besoins évolutifs des clients existants et assurer la gestion de nouveaux projets.
Depuis les deux dernières années, la société NeoDoc participe à l’étude « Top 250 des éditeurs de logiciels français » pour être arrivée en 2021 devant la porte de la cour des grands. Pour une PME provençale c’est un sacré challenge qui nous motive à travailler en mode « amélioration continue »pour affirmer notre positionnement sur le marché des éditeurs de logiciel de production documentaire.
Acteur reconnu sur le marché de l’énergie et de l’industrie de santé, Calenco travaille son déploiement sur deux axes principaux : PME et collectivités. Nous appliquons beaucoup de pédagogie dans nos démarches de prospection pour apprendre à ces structures qu’un logiciel de rédaction structurée comme Calenco est accessible à tous, ne demande pas de connaissances spécifiques en informatique et surtout permet de valoriser leur patrimoine informationnel pour renforcer leur avantage compétitif.
Calenco travaille intensivement sur le sujet de la sécurité des données de ses utilisateurs. Contrairement à beaucoup d’espaces collaboratifs, les données enregistrées via l’application Calenco sont stockées sur des serveurs hébergés dans des datacenters sécurisés et situés en France, donc soumis à la législation française.
L’écosystème de partenaires Calenco continue à développer avec le lancement de la solution collaborative « Calenco Plus ». Experts en ingénierie documentaire, en services de traduction ou encore spécialistes sur des marchés particuliers, nos partenaires jouent un rôle de prescripteurs et accompagnateurs pour les entreprises qui souhaitent amorcer un changement dans leur gestion du processus de création de documents techniques et de contenus stratégiques, tant sur le plan national qu’international.
Éditeur Web Calenco
- Quels sont les obstacles auxquels vous avez été ou êtes confrontés dans votre entreprise ? Vos souhaits pour y faire face ?
CB : Les principales difficultés étaient de conserver un niveau de communication entre les collaborateurs dans un contexte sanitaire spécial. Nous avons su nous adapter car nous pratiquions déjà dans notre culture de travail l’utilisation des outils de communication à distance.
Sur le marché, il a été plus compliqué de communiquer avec nos contacts entreprises mais nous avons maintenu un bon niveau commercial pour obtenir de nouvelles affaires signées.
Très proches de nos clients, puisque nos équipes travaillent pas seulement pour mais avec eux, nous avons renforcé la communication digitale pour maintenir un bon équilibre dans les relations.
- Comment envisagez-vous votre développement futur ?
CB : Nous avons des ambitions sur le marché de la gouvernance de l’information numérique, car tout nous montre que le niveau de satisfaction des utilisateurs Calenco est important. Nous souhaitons continuer à nous implanter durablement en proposant des gains de temps et d’énergie à tout acteur économique conscient de l’accélération de la transformation numérique ces dernières années.
En effet, dans le contexte sanitaire que nous vivons tous depuis deux ans, nous avons su saisir l’opportunité présentée par l’émergence de nouveaux modes de travail (télétravail, visioconférences) pour proposer aux utilisateurs de Calenco plus qu’un simple logiciel de production documentaire mais une véritable plateforme virtuelle de travail collaboratif. Partage des contenus, plateforme de traduction intégrée, signature électronique de documents, versioning intelligent, traçabilité des données et des échanges entre les utilisateurs, nous envisageons de compléter cette liste avec d’autres fonctionnalités pour permettre de collaborer en équipes dans un espace commun et offrir une expérience utilisateur réellement unifiée au sein d’une workplace numérique.
Le numérique qui occupe désormais une place importante dans nos vies et nos interactions est un espace de relation qui doit être suivi de très près, y compris pour avoir une compréhension exhaustive de ce que font nos clients pour ensuite mieux les gérer et fidéliser. Nous avons beaucoup de projets innovants et ambitieux, mais nous gardons toujours à l’esprit la quintessence de toute innovation : pas de technologie pour la technologie, mais une technologie au service des utilisateurs, pour du confort et des gains de productivité significatifs.
Soucieuse de son impact écologique et sociétal, la société NeoDoc porte une attention toute particulière à la réduction de son empreinte carbone. Nous continuons à élaborer des mesures opérationnelles en matière de dématérialisation responsable : développer de nouvelles compétences, adapter les architectures SI et les matériels puis accélérer leur mutualisation, et gouverner l’action sur des durées longues. Nous continuerons également l’effort de l’ergonomie de notre solution pour embarquer les utilisateurs dans la démarche de la sobriété numérique en supprimant, par exemple, les multiples circuits papier ou mails électroniques. Ensemble avec l’évangélisation de notre solution, notre service communication élabore un programme d’éducation pour encourager les bonnes pratiques et les usages vertueux d’un système de gestion des contenus par composants (« CCMS » en anglais) qui est Calenco.
Opérants sur le marché en pleine mutation, nous sommes dans l’obligation de travailler l’organisation interne en développant des compétences durables et transverses de nos équipes. Nous continuons à mettre en place des procédures et des processus relatifs à la gestion de projet pour satisfaire les besoins de plus en plus exigeants de nos clients tant sur le plan fonctionnel que sur l’aspect qualité et sécurité.
- Pourquoi avez-vous adhéré au Aktantis ?
CB : En tant que PME innovante, nous avons voulu profiter de la dynamique du pôle SCS pour accélérer la croissance de notre entreprise. Nous avons misé sur son écosystème numérique incontournable pour propulser Calenco sur les marchés locaux, pour trouver des partenaires et identifier des clients potentiels.
- Le Pôle Aktantis vous a-t-il apporté ce que vous recherchiez et qu’en attendez-vous demain ?
CB : Le pôle SCS a un rôle d’autant plus important pour nous qu’il permet la mise en relation. Avec le soutien du pôle SCS, chaque année nous présentons notre solution au salon Documation. Nous avons pu faire des rencontres et nouer des contacts business en participant aux évènements organisés par le pôle.
Nous souhaiterions faire connaître notre projet pour gagner en visibilité et en notoriété de notre solution et ses bénéfices auprès des membres du pôle et leur réseau professionnel.
- Qu’est-ce qui fait de Calenco une entreprise unique ?
CB : Pouvoir répondre aux besoins d’entreprises très différentes en taille et en métiers, demande une grande capacité d’adaptation. Avec moins de 15 personnes réparties sur toute la France et jusqu’en Argentine, de 5 nationalités différentes, avec la parité hommes-femmes, nous sommes fiers de notre diversité.
Et parce-que nos clients aiment travailler avec des fournisseurs heureux, nous faisons tout pour cultiver nos valeurs basées sur le respect, la collaboration, l’autonomie et la responsabilité.
Contact
Camille Bégnis
302 rue de la gare, 13770 Venelles
Tél : 04 42 52 24 20
Mail : contact@calenco.com
Adresse web : www.calenco.com
LinkedIn : Calenco – création automatisée de documents techniques
YouTube : Calenco – système de gestion des contenus par composants (CCMS)
Vimeo : Calenco